Usted está gestionando varios proyectos, enterrado en su correo electrónico y tiene una lista de tareas que se desplaza durante días.
Todo se sigue acumulando y puede resultar abrumador.
¿Cómo puede mantenerse al día con todo y encontrar el enfoque para lograr las cosas cuando tiene demasiado en su bandeja?
El primer paso: triaje
Tanto si acaba de empezar el día como si está en medio del caos y solo necesita encontrar algo de cordura, el primer paso es entrar en el modo de triaje.
El triaje, es clasificar a través del caos para priorizar: lo que hay que hacer ahora, lo que hay que hacer hoy, lo que hay que hacer esta semana, y lo que puede esperar. Se trata de la urgencia, pero también de lo que es significativo e importante.
Esto es lo que puede hacer:
- Escoja las cosas que deben hacerse hoy. Empiece una lista de las cosas que va a hacer hoy. Pueden ser tareas importantes para proyectos grandes, tareas urgentes que podrían resultar en daños si no actúa, o tareas administrativas más pequeñas de las que realmente debería ocuparse hoy, como responder a mensajes importantes. Sea implacable y elimine todo lo que pueda; tenga solo 5 cosas en su bandeja, si es posible.
- Empuje algunas cosas para mañana y el resto de la semana. Si tiene plazos que pueden ser retrasados (o renegociados), hágalo. Distribuya el trabajo a lo largo de la semana o incluso hasta la próxima semana. ¿Qué hay que hacer mañana? ¿Qué puede esperar un día o dos más?
- Elimine lo que pueda. Eso puede significar no responder a algunos mensajes que no son tan importantes y que realmente no requieren una respuesta. Puede significar decirle a algunas personas que no puede asumir este proyecto después de todo, o que necesita salir del compromiso que dijo que haría. Sí, esto es incómodo. Por ahora, simplemente póngalos en una lista llamada «No hacer», y planee averiguar cómo salir de ellos más tarde.
Bien, ¡ahora tiene un respiro y una lista manejable! Reduzcamos eso aún más y escojamos una sola cosa.
Siguiente: concentrarse en una cosa
Con tanto en su bandeja, es difícil elegir una cosa en la cual enfocarse. Pero eso es exactamente lo que necesita hacer.
Escoja una cosa y concéntrese en ella.
El cambio:
- Escoja algo en lo que concentrarse. Mire la lista clasificada. Si tiene cinco o seis cosas en esta lista corta, puede evaluar si hay algunas cosas súper urgentes de las que necesita ocuparse. Si las hay, elija una de ellas. Si no, elija la más importante, probablemente la que ha estado postergando.
- Despeje todo lo demás. Solo por un momento. Cierre todas las pestañas del navegador, desactive las notificaciones, cierre todas las aplicaciones y guarde su teléfono.
- Ponga esa tarea por delante y permítase estar con ella por completo. Dedíquese a ella. Piense en ello como una práctica, de dejar ir (todo lo demás), de enfoque, y de simplicidad radical.
Cuando haya terminado (o cuando hayan pasado al menos 15 o 20 minutos), puede cambiar a otra cosa. Pero no se permita cambiar hasta entonces.
Al entregarse por completo a esa cosa, ha comenzado un cambio que lo llevará a la concentración y la cordura.
Tercero: programe el tiempo para simplificar
¿Recuerda la lista de «No hacer» de arriba? Programe algún tiempo esta semana para comenzar a reducir sus proyectos, decir no a la gente, salir de los compromisos y tachar cosas de su lista de tareas para que pueda tener algo de cordura de nuevo.
Hay muchas pequeñas cosas a las que ha dicho «sí» y que probablemente no debió hacer. Por eso está sobrecargado. Proteja su trabajo más importante, su tiempo libre, y su tranquilidad, diciendo «no» a las cosas que no son tan importantes.
Programe el tiempo para simplificar, si no es hoy, que sea pronto.
Cuarto: practique el enfoque consciente
Pase el resto del día con una actitud de «enfoque consciente». Eso significa que está haciendo una cosa a la vez, estando tan presente como pueda, cambiando de tareas lo menos posible.
Piense en ello como un ajuste de la mente. Un nuevo modo de ser.
A medida que practique el enfoque consciente, aprenderá a practicar haciendo las cosas con un corazón abierto, con curiosidad y gratitud, e incluso con alegría. Pruebe estas cosas una por una a medida que vaya realizando cada tarea de su lista corta.
Descubrirá que no está tan sobrecargado, sino que cada tarea es perfecta para ese momento. Y esa es una relación completamente nueva con el trabajo que hace y una nueva relación con la vida.
Leo Babauta es autor de seis libros y escritor de «Hábitos Zen», un blog con más de 2 millones de suscriptores. Visita ZenHabits.net
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