Una revisión de vigilancia de cómo el Servicio de Impuestos Internos (IRS) almacena registros de impuestos antiguos contiene el vergonzoso hallazgo de que la agencia de impuestos ha perdido el rastro de miles de cartuchos de microfilm que contienen millones de registros de impuestos comerciales e individuales confidenciales de estadounidenses.
El informe, emitido el 8 de agosto por el Inspector General del Tesoro para la Administración Tributaria (TIGTA), culpó al IRS por ser descuidado en la forma en que maneja la información confidencial de los contribuyentes, información que los delincuentes podrían usar para cometer robo de identidad y fraude fiscal.
«El IRS no cumple con los requisitos de gestión de registros», afirma el informe.
Señala «deficiencias significativas» en la forma en que el IRS protege, almacena y da cuenta de los cartuchos de microfilm que se utilizan para hacer copias de seguridad y almacenar registros fotográficos de información comercial confidencial e impuestos individuales.
«Las deficiencias dan como resultado la incapacidad del IRS para dar cuenta de miles de cartuchos de microfilm que contienen millones de registros confidenciales de cuentas de impuestos comerciales e individuales», afirma el informe del organismo de control.
Millones de registros de impuestos desaparecieron
Según el organismo de control, el problema con el mal manejo de los registros confidenciales de los contribuyentes por parte del IRS es generalizado y duradero.
Por ejemplo, el IRS no ha cumplido con los requisitos de gestión de registros, dijo el organismo de control, y señaló que 15 palets grandes que contienen cartuchos de microfilm con datos confidenciales de los contribuyentes han estado en el centro de distribución nacional del IRS desde 2018.
Si bien la gerencia del IRS dijo que se estaban realizando esfuerzos para enviarlos al Centro Federal de Registros, hasta abril de 2023, el IRS aún no había obtenido un contrato para enviar los cartuchos.
El IRS tampoco ha cumplido con los plazos de destrucción de microfilmes. El organismo de control encontró cartuchos individuales almacenados en los tres centros de procesamiento de impuestos del IRS: En Austin, Texas; Kansas City, Misuri; y Ogden, Utah, que superó el requisito de almacenamiento de 30 años.
El organismo de control también descubrió que el IRS no tenía un proceso establecido para deshacerse de los cartuchos de copias de seguridad de microfilmes de manera oportuna.
Además, no se realizaron los inventarios anuales requeridos en los tres centros de procesamiento de impuestos. De hecho, los gerentes del IRS en las instalaciones ni siquiera pudieron decir cuándo se realizó el último inventario obligatorio, dijo el organismo de control.
Un problema relacionado fue que los controles de inventario inadecuados de los cartuchos de microfilm significaron que el IRS no pudo rastrear con precisión los cartuchos que se enviaron físicamente desde los centros de procesamiento de impuestos.
«La información comercial confidencial y de los contribuyentes individuales almacenada en los cartuchos no contabilizados es información clave que puede usarse para cometer fraude de devolución de impuestos y robo de identidad», advirtió el organismo de control.
“Desconocimiento de la ubicación actual”
En las instalaciones de Ogden, el IRS perdió la pista de hasta 168 cartuchos de microfilm que contenían hasta 2000 imágenes fotográficas cada uno y que se suponía que estaban guardados en siete cajas que el organismo de control descubrió que estaban vacías.
«El personal del IRS en Ogden desconocía la ubicación actual de estos cartuchos. Debido a que el contratista de microfilm anterior cerró abruptamente en 2018, no está claro dónde se encuentran estos cartuchos de microfilm en este momento», se lee en el informe.
Además, los registros confidenciales almacenados en las instalaciones de Ogden no estaban protegidos adecuadamente, descubrió el organismo de control.
«Específicamente, los cartuchos de microfilm se almacenan en estantes abiertos en el medio del edificio de Archivos, un gran almacén», indica el informe, y señala que el almacén es ampliamente accesible para el personal de la Función de Archivos dentro de las instalaciones y que los estantes no están a la vista del personal del IRS responsable de supervisar los cartuchos de microfilm.
El IRS cuestionó el hallazgo de que las medidas de seguridad de las instalaciones de Ogden eran inadecuadas. En respuesta al informe, la gerencia del IRS dijo que el sitio está restringido, con acceso controlado al edificio con seguridad armada en el lugar.
«Además, el acceso a la instalación está limitado a los empleados asignados a la función de archivos que se han sometido a investigaciones de antecedentes y están capacitados en el manejo y protección de información o documentos confidenciales de los contribuyentes», declaró la gerencia del IRS.
El organismo de control dijo en respuesta que está de acuerdo con el IRS en que el edificio de las instalaciones de Ogden tiene acceso controlado, pero mantuvo su recomendación de que el IRS debería tomar precauciones adicionales para limitar el acceso al gran volumen de información fiscal solo a aquellos empleados que trabajan con el microfilm.
En cuanto a los registros faltantes, su número fue aún más impactante en las instalaciones de Kansas City, sobre los que no pudieron dar cuenta de la friolera de 9500 cartuchos de microfilm que contenían información de cuentas de impuestos comerciales.
Con hasta 2000 imágenes fotográficas por cartucho, la cantidad potencial de imágenes perdidas de información confidencial de cuentas de impuestos comerciales es de 19 millones.
A la luz de los sorprendentes hallazgos, el organismo de control recomendó que el IRS lleve a cabo un inventario detallado de todos los cartuchos de microfilm disponibles, incluidos los microfilm desechados o faltantes.
La administración del IRS acordó hacerlo antes del 15 de octubre de 2023, y se comprometió a incluir también una conciliación completa de los registros de microfilmes proporcionados por los proveedores con cartuchos de microfilmes físicos.
En general, el organismo de control hizo 13 recomendaciones, incluida la garantía de que los cartuchos de microfilme se almacenen y conserven correctamente.
Cuando The Epoch Times le pidió un comentario sobre el informe mordaz, la agencia tributaria señaló una carta del comisionado de inversiones y salarios del IRS, Kenneth C. Corbin, quien culpó de los problemas a la falta de fondos a largo plazo y al desgaste del personal.
El Sr. Corbin escribió en una carta en respuesta al informe del organismo de control que el IRS se vio obligado por la falta de dinero a redirigir a los empleados responsables del seguimiento de los inventarios de cartuchos de microfilm a prioridades más altas.
«A medida que se redujeron los rangos de personal experimentado, la redirección de esos empleados a prioridades de mayor rango afectó nuestra capacidad para mantener los estándares de control deseados para programas de menor riesgo, incluida la actualización de los registros de inventario de los cartuchos de microfilm disponibles» en los centros de procesamiento, escribió el Sr. Corbin.
Dijo que el IRS continúa trabajando a través de los envíos de registros de impuestos a los centros de procesamiento y que los funcionarios están “seguros de que a medida que se procese la acumulación de documentos no tributarios, se incorporarán los cartuchos restantes”.
El Sr. Corbin agregó que el IRS está trabajando para eliminar completamente el almacenamiento de microfilmes a favor del mantenimiento de registros digitales.
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